نمونه دستورالعمل دورکاری

با توجه به شرایط فعلی ممکن است نیازمند تدوین دستورالمعلی برای دورکاری شوید،

متن زیر به عنوان راهنمایی برای شما قرار داده شده:

·         هدف:

در شرایط خاص استفاده از دورکاری به عنوان راه حلی برای پیشبرد کار و اهداف سازمانی ناگزیر و راهگشاست. دوركارى، نوعى شیوه كار است كه به فرد اجازه مى دهد بدون نیاز به حضور در محل كار، وظایف خود را با انعطاف پذیری بیشترى انجام دهد، ابزارهاى ارتباطى در حال توسعه و دنیاى مجازى، نحوه ارتباط و انجام كارها را براى تیمهاى دوركار بیش از پیش تسهیل كرده اند. مدیرانى كه قصد دارند از فواید ارزشمند دوركارى بهره برده و ریسك هاى آن را بخوبى مدیریت کنند، لازم است دانش خود را در این حوزه تكمیل نمایند.

این سند راهنمابى اولیه و كاربردى براى اجرا و مدیریت دوركارى در شركت ..........................است.

·         دامنه کاربرد:

این دستورالعمل برای کلیه‌ی کارکنان شاغل (به صورت تمام‏ وقت) در هر سطح سازمانی از شرکت کاربرد دارد.

·         مسئولیت‏ها:

مسئولیت اجرای صحیح این دستورالعمل، بر عهده‌ی مدیران خواهد بود.

مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل، بر عهده‌ی مدیرعامل خواهد بود.

واحدهای همکار، منابع انسانی است.

واحدهای اگاه بر این دستورالعمل تمامی واحدها و همکاران خواهند بود.

·         شرح اقدامات:    در ادامه 13 راهكار كلیدى براى دوركارى موثر در شركت با استفاده از تجارب مفید و الگوبردارى آورده شده است. این موارد در دوركارى هاى شركت بایستى ملاک عمل قرار گیرد و مدیران واحدها مسئولند كه از انجام مناسب آن اطمینان حاصل كند؛

1-هریك از همكاران دوركار محیط كار در منزل را مجهز و مهیا كند.

 براى كار كردن در منزل محیط كارى مشخص و مناسبى مهیا شود و امکانات لازم مثل لپ تاپ، موبایل و اینترنت را داشته باشد.

رعایت بدیهیات ارگونومى مانند میز و صندلى و نور و سر و صدا تاثیر چشمگیرى بر نتیجه كار خواهد داشت.

 دراین محیط، كار دیگرى انجام نشود؛ تا بیش فرض هاى ذهنى اینطور شكل گیرد که اینجا محل كار است.

2- همكاران باید در تمام مدت ساعات كار در دسترس باشند.

دورکاری باید با تائید مدیر صورت گیرد و اعضاى تیم درساعات ادارى باید در دسترس و پاسخگو باشند و از برنامه هاى شخصى بپرهیزند.

به گونه اى رفتار شود كه در زمان حضور در محل كار رفتار میشود، در واقع قوانین محل کار رعایت گردد (حتى در خصوص موضوعى مانند مرخصى).

زمان جلسات فراموش نشود و از طریق كانالهاى ارتباطى پاسخ اعضاى تیم داده شود.

براساس وظایف محوله به سرعت به تلفن ها و پیامها كارى پاسخ دهید.

برقرارى تماس هاى تلفنى و اینترنتى با مشتریان مى تواند در ایجاد فضا و روحیه مثبت دو طرفه مبنى بر عدم توقف امـور موثر باشد.

 برنامه منظمى براى ایجاد پنجره هاى زمانى كافى جهت تمركز و كار عمیق داشته باشید

همكاران دوركار نباید از منزل خود خارج شوند؛ به این لحاظ كه ممكن است نیاز به حضور در محل كار یا جلسه حضورى ضرورى  و به شرکت فراخوانده شوتد.

3- كارها و وظایف را دقیقا اولویت بندى كنید

برای اینكه بتوان بیشترین نتیجه را از انجام فعالیت ها گرفت، نباید اولویت بندى آنها را فراموش كرد. کیفیت کار در دورکاری نباید افت کند.

دور بودن از فضاى كارى مى تواند منجر به قضاوت اشتباه درباره اهمیت و ضرورت یک كار نسبت به كار دیگر شود. این مورد باید شفاف باشد كه چه كارهایى ابتدا باید انجام شود.

پس از اولویت بندی كارها ترجیحا تك به تك باز شده، انجام و سپس تحویل گردد؛ و بعد بروید سراغ كار با اولویت بعدى. اولویت اموری که به شما محول می شوند و زمان تحویل آنها را از ارجاع کننده حتما بپرسید.

4-کانال ارتباطى مجازی داشته باشید

 كانالهاى ارتباطى و شبكه هاى مجازی براى  همه اعضای تیم تشکیل دهید

جریان اطلاعات و دستورالعملهاى کاری براى همه اعضا شفاف و دردسترس باشد .

5-اسناد و فایل ها را نام گذارى كرده وبراى دسترسى راحت وهمزمان در فضاهای ابرى به اشتراک بگذارید

از فضاهاى ابرى براى اشتراک فایل و اسناد استفاده كنید.

وجود فرایندهاى مستندسازى و دسترسى به فضاهاى ابرى «مانند Google Drive, OneDrive، Dropboxﻮ …»كه همۀ اعضاى تیم بتواند به صورت انلاین و همزمان از ان استفاده كند، علاوه بر ایجاد بسترى جهت ذخیره اطلاعات، سبب كاهش زمان صرف شده براى اقدامات رفت و برگشتى میشود

نامگذارى درست و استاندارد فایل ها نیز رعایت شود «نام گذاری و پوشه بندی باید طوری باشد که همه افراد دارای دسترسی بتوانند فایلها را به راحتی پیدا کنند»

6- محرمانگى اطلاعات شركت را کاملا رعایت کنید

طبق قراردادی که امضا کردید، شما تعهد رعایت محرمانگی به شرکت دارید، لذا هر آنچه به کسب و کار شرکت و کار شما مرتبط است باید محرمانه حفظ شود

شاید لازم باشد لپ تاپ هایى از شركت خارج شوند، در این صورت ساز و كار مناسب جهت حفظ امنیت داده ها را از واحد تکنولوژی جویا شوید.

همچنین اگر از كامپیوترهاى بیرون شركت فایل هایى بین افراد و سرورها منتقل مى شود، از حداقل هاى امنیتى مانند نصب آنتى ویروس اطمینان حاصل شود.

7-مرز امور ادارى و  زندگى شخصى را  مشخص و مجزا كنید.

در زمان دوركارى مرز  فضای اداری و  زندگی شخصی  را حفظ کنید.

 خانواده ها نیز بطریقى توجیه شوند كه همكارى كه در خانه دوركارى مى كند، تعطیل نبوده و قرار نیست امور شخصى عقب افتاده را پیگیرى كند.

8-جلسات منظم مجازى داشته باشید.

ارتباط كلامى مؤثر و به موقع با اعضاى تیم وجود داشته باشد.

به طور منظم با اعضاى تیم جلسه برگزار شود و وظایف آنها  توسط مدیر پیگیرى شود.

آمادگى كامل قبل از برگزارى هر جلسه مجازى از جمله اطمینان از دسترسى به اینترنت و مطالعه دستورجلسه (بـه منظـور اطلاع از هدف جلسه و ایجاد امادگى) وجود داشته باشد.

به مدیران پیشنهاد مى شود ابتداى هر روز را  با یك جلسه مجازى هماهنگى اغاز كنید؛ این جلسه به 20دقیقه محدود باشد و با شركت كلیه اعضاى تیم، تك به تک به مرور كارهاى روز قبل، مشكلاتى كه وجود داشته، چگونگى رفع آنها و سپس ادامـه كارهاى همان روز و نكات مهم ان یا مواردى كه نیاز به كمك یا هماهنگى با سایر اعضاى تیم دارند پرداخته شود.

گاهی، جلساتی كوتاه در میانه روز نیز به هماهنگى و جریان روانتر امور كمك مى كند.

 برای مدیران؛ هفته اى یكبار جلسات 2 ساعته به منظور  برنامه ریزى یا مرور چگونگى پیشرفت برنامه بسیار موثر خواهد بود،

براى برگزارى این جلسات از زیر ساخت مكالمه گروهى و برنامه هایى ماننـد skype ، Google meet مى توان استفاده نمود.

9-مدیران فهرست وظایف و میزان بیشرفت آنها را روزانه رصد کنند

همانطور كه گفته شد باید سعى نمود كه در مورد كارهابى كه لازم است انجام شوداز قبل برنامه ریزى شده و اولویت بندی شوند.

پیشرفت كارها را براى اعضاى تیم قابل مشاهده كنید تا مدیر و سایرین بسرعت و با یك نگاه متوجه شوند آخرین وضعیت انجـام هر كارى چگونه است.

علاوه بر پنل شرکت، ابزار هاى مبتنى بر وب و موبایل، مختلفى بصورت رایگان در دسترس مى باشند كه بعنوان نمونه مى توان به برنامـهTrelloو تسکلو و میزیتو اشاره نمود که در مدیریت امور می توانید از آنها  استفاده کنید.

10-در تحویل دادن و گرفتن كارها دقیق و شفاف باشیدـ

مدیران توجه کنند که در زمان دوركارى وظایف به صورت شفاف محول و دریافت شود واز فهم یكسان اطمینان حاصل شود.

 منظور از فهم یكسان تعیین اهداف قابل اندازه گیری از سوى سرپرست و همچنین دریافت و فهم درست آن اهداف از سوى اعضاى تیم است،

 این یک رابطه دو سویه است. به عنوان فردى كه كارى را به كسى محول مى نمایید تا جاى ممكن اطمینان یابید كه منظور خود را به درستى به طرف مقابل منتقل كرده اید و به عنوان فردى كه قرار است فعالیتى را انجام دهید، مطمئن شوید همه چیز را  که باید در مورد آن  بدانید، پرسیده اید.

عدم شفافیت در کارها از عوامل خطای انسانی و سوتفاهم است.

برای اطمینان از انتقال درست اطلاعات  از مخاطب خواسته شود آنچه از ییام دریافت نموده را دوباره براى فرستنده پیام توضیح دهد. این موضوع براى كار هاى طولانى كه طى چند روز و توسط افراد مختلف باید ادامه یابند اهمیت دو چندانى مى یابد

به استفاده از چک لیست ها، دستورالعمل های از پیش نوشته شده و همچنین مستند سازى گزارش پیشرفت كار توجه نمایید.

11-مدیران بهره ورى تیم و افراد را اندازه گیری كنند

معیارى جهت اندازه گیری بهره ورى اعضاى تیم بر اساس میزان عملكرد و خروجى آنها تعیین شود و نه فقط بر اساس تعداد ساعتهاى كار و بر  kpi های تعریف شده متعهد بمانید.

میتوان هر هفته یكبار میزان پیشرفت نسبت به هدف سنجیده شود و با اعضاى تیم در خصوص اینكه اگر چه كـارى نمیكردند پیشرفت كار بهتر بود، یا اینكه بهتر بود چه اقداماتى را انجام مى دادند نیز در فضایى با انرژى مثبت به گفتگو نشیند.

12- موارد زیر تخلف محسوب شده و منجر به اقدامات اداری خواهد شد:

تأخیر در تحویل کار یا بی‌نظمی مکرر استفاده غیرمجاز از اطلاعات یا بستر سازمان
بی‌پاسخ‌ماندن تماس‌های کاری در ساعات موظف

انجام هم‌زمان فعالیت‌های شخصی در زمان کاری
نقض محرمانگی و امنیت اطلاعات

و کلیه اموری که در آیین نامه انضباطی ذکر شده است.

13- اختیارات مدیر

مجوز دورکاری در اختیار مدیر مربوطه بوده و میتواند بنا بر صلاحدید آن را تعریف یا لغو کند

مدیر میتواند بر اساس نظارتی که بر نیرو دارد، دورکاری آن را در سامانه تردد تائید یا رد کند

مدیر میتواند در صورت هر گونه کوتاهی در کار و مشاهده تخلف، اخطار انصباطی دهد
مدیر میتواند در شرایط بحران که امکان حضور نیروی میسر نیست،  با اطلاع رسانی به منابع انسانی، تا سه روز مرخصی اضطراری به جای دورکاری لحاظ نماید